Seit mehreren Jahrzehnten nutzen wir das Kommunikationsmedium E-Mail, um schnell Informationen und digitale Dokumente zu versenden. Eigentlich müssten wir gelernt haben, wie wir verständliche E-Mails im geschäftlichen Umfeld erstellen – eigentlich!
In meinen Schreibtrainings kommt immer wieder die Sprache auf das Texten von Mails. Reihen Sie sich nicht bei den E-Mail-Versendern ein, über deren unverständliche und unstrukturierte E-Mails geklagt wird.
Im Folgenden erläutere ich zuerst, warum sich Unternehmer oder karriereorientierte Angestellte mit ihrem E-Mail-Stil befassen sollten. Danach finden Sie 35 Tipps, wie Sie gute E-Mails schreiben.
2 Gründe für bessere E-Mails im Berufsalltag
Bessere E-Mails, höhere Produktivität
In Deutschland werden 2018 zwischen 15 bis 25 berufliche E-Mails pro Tag empfangen (Quelle: Statista 2018, nicht mehr im Netz veröffentlicht). Andere Quellen sprechen sogar von über 50 E-Mails pro Tag! Geht man von einer Lese- und Bearbeitungszeit von ca. 3 Minuten aus, fließt jede Menge Arbeitszeit in die tägliche E-Mail-Flut.
Wir bearbeiten sie zwar, aber tragen diese E-Mails etwas zum betriebswirtschaftlichen Ergebnis bei? Unser Ziel sollten effiziente E-Mails sein, damit wir alle bei der E-Mail-Bearbeitung produktiv bleiben oder es werden.
E-Mails zahlen auf Ihre Reputation ein
Geschäftliche E-Mails sind Teil Ihres Personal Brandings – unabhängig davon, ob Sie nun Karriere in einem Unternehmen machen oder sich als Selbstständiger positionieren wollen.
Haben Sie schon einmal eine E-Mail ohne Betreffzeile versendet? Lassen Sie die Anrede und Grußformel am Ende aus Zeitgründen weg? Ein “Sende das vom Smartphone, schauen Sie bitte über Typos hinweg” hinterlässt einen Eindruck – ich glaube nur nicht den, den Sie hinterlassen wollen.
Jede E-Mail, die Sie versenden, beeinflusst Ihre Marke, Ihr Unternehmensimage und Ihr professionelles Auftreten. Dabei spielt es keine Rolle, ob Ihre E-Mail an Externe geht oder innerhalb Ihrer Organisation verschickt wird. Unfreundlichkeit, Unsachlichkeit, Schludrigkeit oder Texte, die unverständlich sind oder von Fehlern strotzen, schaden Ihrem Image; jedes Mal, wenn Sie eine Mail unbedacht versenden.
35 Tipps zur Verbesserung Ihrer beruflichen E-Mails
E-Mail-Empfänger
Tipp 1 – Empfängeranzahl: Wählen Sie weise aus, an wen Sie Ihre E-Mail im “An”-Feld adressieren. Je weniger Menschen Sie im Verteiler aufnehmen, desto weniger Müll erschaffen Sie – und je weniger Antworten erhalten Sie selbst ;-).
Tipp 2 – Empfänger sollte nur derjenige sein, der etwas wissen muss oder tun soll.
Tipp 3 – Kennen Sie den Unterschied zwischen cc und bcc. Im Feld cc fügen Sie für alle sichtbar die Menschen hinzu, die den Inhalt der Mail “zur Kenntnisnahme” erhalten. “bcc”-Empfänger sind für “An”- und “cc”-Empfänger nicht sichtbar.
Betreffzeile von E-Mails
Tipp 4 – In der Betreffzeile steht immer ein Text – eine geschäftliche E-Mail ohne Texteingabe ist ein No-Go und wird häufig als Spam ungelesen gelöscht.
Tipp 5 – Formulieren Sie in der Betreffzeile kurz. Der Empfänger kann so im sichtbaren Bereich seines Postfaches auf einen Blick erkennen, um was es in Ihrer E-Mail geht und wie relevant sie für ihn ist.
Tipp 6 – Der Text Ihrer Betreffzeile muss aussagekräftig sein. Eine Kombination aus “Projektname – Sachverhalt – Aktion – Frist” passt dafür gut, z. B. “Relaunch Website: Bilder freigeben bis zum Tag.Monat.Jahr”.
Tipp 7 – Abkürzungen in der Betreffzeile (z. B. FYI, eom, owt) nur verwenden, wenn Sie wissen, dass der Empfänger mit diesen vertraut ist. Lesen Sie dazu meinen Blogpost über gute Headlines (inkl. Kommentarfeld aufklappen).
Anrede in E-Mails
Tipp 8 – Eine Anrede gehört in jede E-Mail. Übernehmen Sie nicht die Anredelosigkeit, die Sie aus der Kommunikation über Messengerdienste kennen. E-Mails sind Briefe, wenn auch digital. Beispiele für passende Anreden finden Sie hier und hier.
Textkörper der E-Mail-Nachricht
Tipp 9 – Nach der Betreffzeile und der Anrede ist Ihr erster Satz wichtig: Er sollte alles aussagen, was der Empfänger wissen muss. Okay, manchmal darf es auch noch ein zweiter sein ;-).
Tipp 10 – Nur die zum Anlass passenden Informationen gehören in den Hauptteil des Textes. Keine langwierigen Hinführungen, kein Herumschweifen ums Thema. Im beruflichen Alltag ist schnelles Erfassen das A und O.
Tipp 11 – Schreiben Sie Klartext: Klare Worte und klare Sätze vermitteln eindrücklich Ihre sachliche und zielorientierte Denkweise.
Tipp 12 – Ein längerer Text wird nicht in Fließtext gepackt, sondern in sinnvolle Absätze.
Tipp 13 – Aufzählungen versehen Sie mit Spiegelstrichen/bullet points oder einer nummerierten Liste zur besseren Übersicht. Langwierige Aufzählungen in einem Satz sind nämlich eine Zumutung.
Tipp 14 – Ihre Freundlichkeit erkennt der Empfänger aus Ihren wohlwollenden Formulierungen. In Großbuchstaben geschriebene Worte oder Satzenden mit mehrfachen Ausrufezeichen empfinden Menschen als Anschreien und haben in Ihren E-Mails daher nichts zu suchen haben.
Tipp 15 – Auf ironische Formulierungen verzichten Sie in Ihren elektronischen Briefen. Schon in einem persönlichen Gespräch erkennt das Gegenüber häufig Ironie nicht. In Mails können daraus folgenschwere Missverständnisse entstehen.
Tipp 16 – Emoticons entfernen Sie aus den Mails an Ihre Geschäftspartner.
(Aktualisierung 27.4.2020:) Während der Corona-Pandemie empfehlen Psychologen, Emojis zu nutzen, um die fehlenden Kommunikationssignale zu ersetzen. Wie im englischsprachigen Artikel angesprochen: Nehmen Sie nur bekannte, eindeutige Emojis und übertreiben Sie es nicht damit. Außerdem: Je formeller die Beziehung zu Ihrem Geschäftspartner, desto weniger bis gar keine Emoticons verwenden.
Tipp 17 – Ersparen Sie sich und Ihrem E-Mail-Empfänger nicht gebräuchliche Abkürzungen und Fachbegriffe sowie Anglizismen und Floskeln. Sie wollen keine Verwirrung stiften, sondern ein schnelles Erfassen des E-Mail-Inhalts ermöglichen.
Tipp 18 – Verlinkungen zu Internetseiten fügen Sie nur hinzu, wenn es für den Sachverhalt nötig ist; ansonsten lenken diese nur von Ihren Worten ab.
E-Mail-Anhang
Tipp 19 – Was für Links zu Webseiten (Tipp 18) gilt, gilt auch für angehängte Dateien: Nur in die E-Mail einfügen, wenn sie für das Thema unerlässlich sind und nicht in der Cloud liegen.
Tipp 20 – Haben Sie die Größe der angehängten Dateien im Blick. Manche Mail-Server sperren Mails mit zu großen Dateianhängen.
Konkrete Handlungsaufforderung
Tipp 21 – Keine E-Mail ohne Aufruf zum Handeln – schreiben Sie deutlich, was Sie vom Empfänger der E-Mail erwarten.
Tipp 22 – In diese Aufforderung gehört zumindest eine genau beschriebene Aktion, gegebenenfalls ergänzt um eine Frist und einen Ort.
Abschluss der E-Mail
Tipp 23 – Keine Grußformel am Ende Ihrer Mail geht nicht. Ihr Geschäftspartner kann Ihnen das als schlechtes Benehmen auslegen.
Tipp 24 – Wählen Sie Ihren Abschlussgruß ebenso wie die Anrede mit Bedacht, von formell bis individuell gibt es viele Varianten für die Schlussformeln.
Tipp 25 – Formulieren Sie Ihre Grußformel am Ende aus. Abkürzungen wie MfG (= Mit freundlichen Grüßen) oder LG (= Lieben Gruß) sind unangebracht.
Tipp 26 – Ans Ende Ihrer geschäftlichen E-Mails gehören Pflichtangaben, die sich je nach Rechtsform unterscheiden (Hinweise zu Pflichtangaben in E-Mails).
Wann Sie lieber keine E-Mail versenden!
Tipp 27 – Sie sind sich des Sachverhaltes noch nicht sicher oder haben ihn nicht gründlich durchdacht.
Tipp 28 – Antworten Sie nie wütend auf eine Mail. Tun Sie es nie, Nie, NIE! Es schadet Ihrem Ansehen und Ihrer Geschäftsbeziehung. Schlafen Sie eine Nacht über Ihre Antwort. Am nächsten Morgen sieht die Welt schon ganz anders aus und die besonneneren Worte kommen Ihnen wieder in den Sinn.
Letzter Check vor dem “Senden” der E-Mail
Tipp 29 – Sieht der Betreff Ihrer Antwort-Mail so aus:
“Aw: Aw: Aw: Aw: Aw: Thema XYZ” …
… und das Thema ist noch immer identisch?
Greifen Sie lieber zum Telefonhörer – der Sachverhalt lässt sich in einer Mail anscheinend nicht effizient lösen. Manchmal ist es der beste Tipp, nicht über E-Mail zu kommunizieren, sondern im persönlichen Gespräch!
Tipp 30 – Sieht der Betreff Ihrer Antwort-Mail so aus:
“Aw: Aw: Aw: Aw: Aw: Thema XYZ” …
… und das Thema hat sich im Lauf der Korrespondenz verändert?
Löschen Sie den Text in der Betreffzeile und formulieren Sie einen neuen Betrefftext.
Tipp 31 – Bei langen E-Mail-Diskussionen (s. Tipp 29/30) überprüfen Sie die Empfängerliste kritisch: Sind noch alle Empfänger in den Feldern “an”, “cc” und “bcc” korrekt? Müssen Sie weiterhin auf dem Verteiler stehen?
Tipp 32 – Haben Sie Ihre E-Mail auf korrekte Rechtschreibung, Grammatik und stolperfreien Satzbau geprüft?
Tipp 33 – Sind Ihre im E-Mail-Text angesprochenen Anhänge wirklich beigefügt?
Tipp 34 – Brauchen Sie wirklich eine “Lesebestätigung” von Ihrem Empfänger?
Also, wirklich-wirklich? Wenn nein, schalten Sie diese Funktion aus; sie nervt den Empfänger nur.
Nach dem E-Mail-Versand: Fehler entdeckt!
Tipp 35 – Und was, wenn Sie doch einmal aufgrund von Unkonzentriertheit einen Anhang vergessen und sich der Fehlerteufel eingeschlichen hat? Dann ist dies in den meisten Fällen kein Beinbruch, sondern ein Versehen, das Ihr Gegenüber sicherlich als solches erkennt. Schließlich erhält dieser E-Mail-Empfänger von Ihnen zu anderen Gelegenheiten durchdachte elektronische Nachrichten!
Weiterführende Quellen:
Zusammenfassung zum Schreiben besserer E-Mails
Sehen Sie jede neue E-Mail als Ihr Aushängeschild für Sie, Ihr Unternehmen und Ihre Marke an. Daraus ergibt sich, dass Sie sich zu lange, schlecht strukturierte, unklare, mit Jargon angefüllte E-Mails verkneifen. Sie beeindrucken Ihre E-Mail-Empfänger, wenn Sie eine aussagekräftige Betreffzeile und einen selbsterklärenden ersten Satz verfassen, generell kurz und verständlich schreiben und eine klare Handlungsaufforderung anfügen.
Je länger Sie Ihre Geschäftspartner kennen und je weniger Hierarchie-bedingte Distanz zu Ihnen besteht, desto lockerer können Sie Ihre E-Mails an diesen Kontakt schreiben. Flapsige und zu vertrauliche Texte verwenden Sie lieber für private E-Mails oder Messengertexte. Im Zweifel liegen Sie bei beruflichen Mails auf der formellen Seite immer richtig.
Verwenden Sie Sorgfalt bei Ihren geschäftlichen, elektronischen Briefen – Sie werden Pluspunkte, Vertrauen und Reputation bei Ihren Kontakten gewinnen.
Welche Tipps können Sie meiner Liste noch hinzufügen?
Herzlichen Gruß, Ihre Manuela Seubert
PS. Haben Sie schon vom grafischen Schreiben gehört? Auch das können Sie – als Tipp 36 – für Ihre E-Mail-Korrespondenz einsetzen.
Foto: © Manuela Seubert
Ah ja, das mit der Betreffzeile… Sehe ich leider auch immer noch oft.