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In den ersten beiden Teilen dieser Artikelserie ging es u. a. darum, warum Sie für Ihre Eventkommunikation Twitter einsetzen sollten und wie ein Twitter-Trend entsteht (Teil 1); in Teil 2 erläuterte ich Ihnen, wie Sie Twitter bereits in Ihre Eventplanung einbeziehen.

Im dritten und letzten Teil meiner Ausführungen zur Twitternutzung in der Eventkommunikation lege ich den Fokus auf das Twittermanagement am Eventtag.

Die folgenden Ausführungen basieren auf einem Vortrag, den ich in 2016 beim #zukufo, dem DPRG-ZukunftsForum, hielt.

TEIL 3: Twittermanagement am Veranstaltungstag

Der große Tag ist gekommen.

In der vordigitalen Kommunikation war bis dato viel Werbung an Interessierte verteilt und Informationen an die Teilnehmer geschickt worden. Mit dem Tag der Veranstaltung brach die Eventkommunikation mehr oder weniger ab. Das muss nun nicht mehr sein.

Zeigen Sie der Welt durch die Nutzung von Twitter, welch interessante Themen auf Ihrer Konferenz, Ihrem Kongress, Ihrer Messe, Ihrem Tag der offenen Tür oder auf Ihrem BarCamp diskutiert werden und vergrößern Sie damit die Reichweite Ihrer Themen über die Anzahl der Teilnehmer hinaus.

Während der Veranstaltung: Twitter-Manager des Tages

Sie haben sich also entschlossen, Ihr Event über Twitter zu begleiten. Für die Organisation am Veranstaltungstag empfehle ich Ihnen Folgendes:

• Aus Ihrem Organisationsteam brauchen Sie einen “Twitter-Manager des Tages”, der während der Veranstaltung die Gespräche sowie auftretende Fragen rund um Ihren Event-Hashtag beobachtet. Ein gutes Monitoring kann diese Person z. B. über Tweetdeck oder Hootsuite durchführen.
  Es versteht sich von selbst, dass dieser Twitter-Manager auch Ihre anderen Social-Media-Kanäle beobachten sollte.
• Idealerweise hat sich das Organisationsteam im Vorfeld häufig gestellte Fragen (FAQ) überlegt und deren Antworten in 140 Zeichen verpackt. So kann im Eifer der Veranstaltung leicht und unkompliziert per Copy&Paste auf solche Fragen per Twitter geantwortet werden.
• Ebenso können feststehende “Programm-Ablauf-Tweets” (z. B.: Um 16 Uhr beginnt Podiumsdiskussion XYZ im Raum 12.01) vorab geplant und terminiert werden.
  Hier ist nur eine kleine Warnung angebracht: Das Team auf der Eventfläche muss den Twitter-Manager des Tages über kurzfristige Änderungen informieren, damit er die vorgeplanten Tweets noch anpassen und damit die Teilnehmer korrekt informieren kann.

Noch ein Hinweis: Per Default ist in Twitter-Kanälen der Geotag, also Ihr Veranstaltungsort ausgeblendet. Ändern Sie dies für den Veranstaltungstag und fügen Sie Ihrem Twitterkanal Ihren Event-Standort hinzu. Darüber erreichen Sie zusätzlich Menschen, die bei Twitter nach Nachrichten über einen Ort suchen – vielleicht notiert sich der ein oder andere Twitterati Ihre Veranstaltung für das kommende Jahr.

Kreativ sein

Bis hierhin haben Sie für Ihr Event viel vorbereitet, einen guten Hashtag ausgewählt, diesen bei Ihrer Audience, den Sponsoren, Rednern, Medienpartnern und dem Organisationsteam online und offline bekannt gemacht.

Erinnern Sie sich noch daran, dass dies alles dazu dienen sollte, Ihr Event am Veranstaltungstag in die Trends bei Twitter zu bringen? Wissen Sie noch, dass Ihre Veranstaltung den Sprung in die Trends schafft, wenn es zu einem exponentiellen Anstieg an Tweets von aktiven Nutzern aus einem weiten Twitter-Umfeld kommt?

Dies kann Ihr Eventteam und Sie durch ein paar kreative Aktionen begleitend zum eigentlichen Eventprogramm unterstützen, die ich im Folgenden nur beispielhaft aufführe:

• Stellen Sie den Teilnehmern auf Twitter Fragen: Was erwartet ihr/Sie von dem Event? Wer hat die weiteste Anreise? Welche Teilnehmer verfolgen die Veranstaltung von zu Hause/dem Büro aus über den Veranstaltungs-Hashtag?
• Bitten Sie die Redner vor Ihrem Auftritt z. B. ein „Hinter-der-Bühne-Selfie/Video“ zu machen. Außerdem könnte der Redner die Zuhörer bitten, Fragen an ihn per Twitter zu stellen. Ein Mitglied des Organisationsteams sammelt diese während des Vortrags und ca. 10-15 Minuten vor dem offiziellen Ende wird auf die gesammelten Fragen eingegangen.
• Bilder und Videos mit außergewöhnlichen Veranstaltungsmotiven werden gern verfasst, geklickt, favorisiert und retweetet. Berücksichtigen Sie dies in Ihrer Planung und stellen Sie – sollte es Ihr Veranstaltungsbudget hergeben – kreativen Ecken und Kunstobjekte zur Verfügung. Die Twitterati nehmen solche Anregungen gerne auf, um über das Event auch visuell zu berichten.

Zusammenfassung dieser Artikelserie

Ihr Event kommt also in die Twitter-Trends, wenn Sie

• mit einem guten Hashtag
• konsistent in allen drei Phasen Ihrer Veranstaltung (vor, während und danach)
• online und offline
• viele der an Ihrem Event Beteiligten
• mit kreativen Aktionen und interessanten Themen zum Twittern bringen und
• ein Teammitglied ausschließlich für das Monitoring des Event-Hashtags verantwortlich ist.

Last, but not least: Stellen Sie sicher, dass Sie ein stabiles, funktionierende W-Lan am Veranstaltungstag zur Verfügung haben. Twitterati werden dies zu schätzen wissen, v. a. wenn die Wände Ihres Veranstaltungsortes die Nutzung von mobilen Daten unmöglich machen.

Hat es Ihr Event schon in die Twitter-Trends geschafft? Hinterlassen Sie uns einen Kommentar, welche Tipps und Anregungen Sie uns dazu geben können.

Quellen:

Social Media bei Veranstaltungen richtig einsetzen
Wie Du Twitter im Event-Marketing einsetzt (Aktualisierung: Weblink nicht mehr existent)