Interne Kommunikation: Nur wenige Inhalte kochen unvermutet hoch

Veröffentlicht am 21.04.2016 von Manuela Seubert

Wasser-kochend-im-Topf

In einem Gespräch mit Redakteuren der internen Kommunikation fiel fast beiläufig folgende Aussage:

“Wir haben keine Zeit, Themen zu sammeln und im Vorfeld zu durchdenken. Alle Themen für das Intranet poppen kurzfristig hoch.”

Eigentlich …

… sollte jedes publizierende Unternehmen Themen vorausplanen und daraus einen Redaktionsplan ableiten – basierend auf den Unternehmens-, Kommunikations- und Content-Zielen.

Stutzig geworden hakte ich nach und musste irritiert feststellen: Sie haben keinen Redaktionsplan für die interne Kommunikation!

Redaktionsplan: Fast kein Inhalt taucht plötzlich auf

Auch als Redakteur in der internen Kommunikation brauchen Sie einen Redaktionsplan, um zielgerichtet und zeiteffizient veröffentlichen zu können!

Themen und Inhalte fliegen Ihnen nicht zu. Diese Erfahrung habe ich selbst als Angestellte gemacht. Meist erfahren Sie als Letzter über ein berichtenswertes Thema; es poppt in der Tat bei Ihnen auf und muss sofort veröffentlicht werden. Stress, Unmut und qualitativ eher geflickschusterte Beiträge sind die Folge.

Wenn Sie bei der Übernahme Ihrer Verantwortung keinen Redaktionsplan vorgefunden haben, schaffen Sie sich selbst die Strukturen und den ersten Entwurf – eine tolle Aufgabe, weil Sie selbst gestalten können :-).

Erste pragmatische Schritte auf dem Weg zur strukturierten, internen Redaktionsarbeit

Erstellen Sie einen Jahresplan, der alle Monate enthält; eine tagesgenaue Planung überfordert Sie zu Beginn.
Je größer das Unternehmen in Hinblick auf Produkte, Standorte, Mitarbeiter und Themen, desto kleinteiliger bis zur Tagesplanung muss jedoch Ihr Plan aussehen.

In diesem Plan sammeln Sie:

Jährlich, feststehende Termine

In jedem Unternehmen gibt es jedes Jahr am gleichen Tag wiederkehrende Themen, die Sie für Ihre interne Kommunikation nutzen können.

Beispiele:

  • Gründungstag des Unternehmens
  • Geburtstag des Firmengründer
  • Meilensteine der Unternehmensgeschichte
  • Ostern, Weihnachten, bestimmte Feiertage
  • Welttage, passend zum Unternehmen, z. B. des Kaffees, der Minzschokoladen, Weltgesundheitstag oder der verlorenen Socke

Diese Termine können Sie in jedem Jahr erneut nutzen – bitte mit einem neuen Aufhänger ;-).

Zur schnelleren Identifikation verwenden Sie für diese Termine eine bestimmte Schriftfarbe in Ihrem Redaktionsplan.

Vorhersehbare Termine im Planjahr

Darunter fallen Anlässe, deren Termine andere Abteilungen bereits im Rahmen der Budgetplanung festgelegt haben. Diese können einmalig auftreten, sind aber weit im Vorfeld terminiert; sie können auch mehrmals, in regelmäßigen Abständen stattfinden.

Beispiele:

  • Aufsichtsratssitzungen, Betriebs- oder Jahreshauptversammlung, u. ä.
  • Messen (z. B. IAA für Nutzfahrzeuge alle 2 Jahre), Konferenzen und Ausstellungen
  • Öffentliche Auftritte und Vorträge der Geschäftsleitung oder Ihrer Führungskräfte
  • Produkteinführungen
  • Neue Produktionslinie
  • Meilensteine von Projekten
  • Tag der offenen Tür
  • Fachabteilungstreffen
  • Infos zu Mitarbeitern: z. B. Jubiläum, abgeschlossene Lehre, neue Mitarbeiter, Verleihung des Meisterbriefes, Abschluss eines berufsintegrierten Studiums
  • Neue Werbemittel
  • Events mit Großkunden oder strategisch wichtigen Lieferanten

Auch diese Termine können Sie sich zur Erinnerung mit einer weiteren Schriftfarbe kennzeichnen. Meist wiederholen sie sich solche Ereignisse im kommenden Jahr, jedoch zu einer anderen Zeit und in anderen Ausprägung.

Nicht planbare Inhalte

Wasser-kochend-im-Topf Das sind die wirklich “aufpoppenden” Inhalte, die unerwartet hochkochen:

  • Auszeichnungen, z. B. Designaward für Produkte
  • Weggang einer Führungskraft
  • Außergewöhnlicher Erfolg eines Vertriebsmitarbeiters
  • Unternehmens-/Produktnennung in einem Buch oder (nicht abgesprochen) durch einen Prominenten
  • Krisenvorfälle
  • u. ä.

Zwischenfazit:
Mit den jährlich feststehenden und den vorhersehbaren Terminen und Aktionen im Planjahr haben Sie eine gute Arbeitsbasis. Picken Sie sich gemäß der Unternehmens- und Kommunikationsstrategie die wichtigen und relevanten Anlässe heraus und arbeiten Sie dafür kleine Konzepte für jeden Termin/Anlass aus: Begleiten Sie das Thema mit Vor-, Live- und Nach-Berichterstattung; schöpfen Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Medien (Print, Intranet, Pod-/Videocast, u. a) aus; gestalten Sie das Thema mit verschiedenen journalistischen Formaten abwechslungsreich.
Haben Sie zu viele Ideen für einen wiederkehrenden Anlass in diesem Jahr? Notieren Sie sich diese Idee in dem bereits fürs nächste Jahr angelegten Redaktionsplan ;-).

Einer für alle, alle für einen!

Die meisten Themen für Ihre interne Kommunikation sind vorhersehbar. Mit einer systematischen Erhebung bei Ihren Kollegen kommen Sie an diese Themen heran.

Sie brauchen ein Netz an Kollegen, die für Sie die Augen aufhalten, – Sie brauchen Verbündete für Ihre interne Kommunikation. Mein Credo für meine Arbeit in der internen Kommunikation war immer: “Management by walking around” hilft!

Also, knüpfen Sie Kontakte zu den Abteilungen, in denen die relevanten Geschichten für Ihre interne Kommunikation entstehen:

  • Geschäftsleitung
  • SekretärIn/AssistentIn der Geschäftsleitung
  • Unternehmenskommunikation/externe Kommunikation
  • Marketing/Marktforschung
  • Nationaler und internationaler Vertrieb
  • Kundenservice
  • Labor
  • IT
  • Forschung & Entwicklung
  • Personal
  • Küche/Pforte/Gebäudemanagement
  • Freizeitgruppen von Kollegen
  • Habe ich jemanden für Ihren Verteiler vergessen? …

Stellen Sie sich und Ihr Anliegen vor: Erklären Sie, welche Geschichten Sie suchen; deuten Sie an, dass Sie sich künftig in regelmäßigen Abständen melden werden.

WICHTIG!
Betonen Sie bei Ihren Kollegen, dass Sie den Inhalt erstellen. Ihre Ansprechpartner sind “nur” Ihre Ideenlieferanten.

Von der einmaligen Bestandsaufnahme zur rollierenden Planung

Haben Sie die bisher beschriebene Bestandsaufnahme für das kommende Jahr bei Ihren Kollegen gemacht, können Sie sich kräftig auf die Schultern klopfen! Denn eine interne Kommunikation von Null an aufzubauen ist herausfordernd und braucht Zeit.

Von nun an gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Einmal jährlich schreiben Sie Ihr Netzwerk für die Jahresplanung an.
  2. Monatlich melden Sie sich bei Ihren Kontaktpersonen mit der Frage, ob das per Jahresplanung gemeldete Monatsthema noch aktuell ist oder verschoben werden muss, und ob etwas Neues hinzukommt.

Ob Sie dieses Netzwerken per “Walking around”, per Telefon oder per Verabredung zum Mittagessen machen bleibt Ihrem Gusto und Zeitbudget überlassen.

Es geht nichts über Gewohnheiten! Mit der Zeit kennen Ihre Kollegen an Ihre Anfragen, – diese werden einen Blick für Geschichten entwickeln und irgendwann von sich aus auf Sie zukommen.
Wenn das erstmalig passiert, können Sie sich erneut kräftig auf die Schulter klopfen!

Womit soll ich den Redaktionsplan erstellen?

Eine pauschale Antwort kann ich Ihnen nicht geben.

Zu Beginn, wenn in Ihrem Unternehmen erstmalig eine interne Kommunikation die Arbeit aufnimmt, reicht Ihnen vielleicht sogar ein einfaches Worddokument.
Haben Sie mehrere Redaktionsmitglieder, gleichzeitig Social-Media-Präsenzen zu betreuen und viele Inhalt pro Monat, sollte es zumindest ein für alle einsehbares, bearbeitbares Tabellenblatt sein.
Vielleicht hat Ihr Unternehmen schon ein professionelles Redaktionssystem angeschafft, ohne dass Sie davon wissen? Hat eine Tochtergesellschaft bereits ein modernes Redaktionssystem im Einsatz? Hier lohnt eine Rückfrage bei der IT oder ein “Sich-Durchfragen”.

Und nun “Viel Spaß” beim Aufbau Ihres ersten Redaktionsplans für Ihre interne Kommunikation!

Wie arbeitet das interne Redaktionsteam in Ihrem Unternehmen?

Foto: Manuela Seubert PR

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