Räumen Sie ab und zu in Ihren Xing-Kontakten auf?

Veröffentlicht am 23.01.2014 von Manuela Seubert

Ein Artikel von Lars Hahn auf seinem Blog zum Thema XING-Event-Benachrichtigungen abbestellen und blocken erinnerte mich daran, dass ich mich schon seit längerem vor etwas drückte. Seit ich Mitglied bei Xing bin, kategorisiere ich meine Kontakte. Jedoch haben sich Fehler und Ungenauigkeiten eingeschlichen. Bei manchen Kategorien stellte sich heraus, dass sie nicht für mich funktionieren. Also zog ich gestern aus, um meine Xing-Kategorien zu optimieren.
Wenn Ihre Gedanken lauten: “Über was schreibt sie da?” oder “Oh weh, das will sie nicht wirklich machen?”, dann sind Sie hier gleichermaßen richtig.

Wo finden Sie die Funktion des Taggens bei Xing?

Jedem neuen oder bereits existierenden Kontakt können Sie auf Xing einen sogenannten “Tag”, also ein Etikett oder eine Kategorie vergeben. Dabei können Sie lt. Xing-Hilfebereich eine unbegrenzte Anzahl von Tags vergeben. Die von Ihnen vergebenen Tags können von Ihren Kontakten nicht eingesehen werden. Im Folgenden verwende ich die Xing-Terminologie, die die aus anderen Sozialen Medien gewohnte Begrifflichkeit des “Tags” als “Kategorie” bezeichnet.

Neuen Kontakte können Sie direkt beim Schreiben Ihrer Kontaktanfrage Kategorien zufügen (s. Bild):
Neue Xing-Kontakte kategorisieren

Bestehende Kontakte und deren Kategorien können Sie über die Top-Navigation erreichen: “Startseite” – “Kontakte” – “Modus der Ansicht”: rechtes Bild klicken, um bestehende Tags je Kontakt im Hauptfeed zu sehen) – und anschließend gehen Sie zur rechten Navigationsleiste/Spalte: Dort finden Sie die “Kategorien”-Wolke.
Xing-Kontakte kategorisieren

Sicherlich ist es ratsam, sobald Sie das Business-Netzwerk Xing nutzen und erste Kontakte anschreiben die Kategorisierung nicht zu vergessen. In den unten angegebenen Quellen (1), (2) und (3) finden Sie Anleitungen zum Taggen als auch Hinweise darauf, wie Sie Ihren Kontakte gute Tags zuweisen.

Welche Kategorien sind sinnvoll?

Diese Frage muss sich sicherlich jedes Xing-Mitglied individuell beantworten. Schließlich ist die berufliche (und private) Lebenssituation verschieden. Die folgende Liste soll Ihnen lediglich als Anregung zur eigenen Kategorie-Entwicklung dienen.

  • Privat, Geschäftlich
  • Kunde, Lieferant, Kooperationspartner
  • Land, Geographische Region, Ort, nächstgelegene größere Stadt/Großraum
  • Kontaktklassifizierung (A-/B-/C-Kontakt)
  • Branche, Fachgebiet
  • Freiberufler, Berater, Coach, Trainer
  • Name des gemeinsamen (früheren) Arbeitgebers
  • Erstkontakt auf einer spezifischen Veranstaltung: z. B. Seminar, Kongress, Messe, BarCamp, Twittwoch
  • Akquisestatus von Kunden, z. B. Erstkontakt erfolgt, Infos gesendet, Angebot abgegeben u. ä. (4)
  • Studium, Ausbildung, Fernuni, Schule
  • Markante Organisation/Verband/Verein/Gremium, der der Kontakt angehört
  • “Du”-Ansprache (5)
  • “Persönlich unbekannt”, “Unklar”
  • Hobbies, Vorlieben

Wichtig ist bei jeder Verschlagwortung: Bleiben Sie konsequent bei den einmal gewählten Kategorienamen und ihre “Kategorien-Wolke” wird sich automatisch nutzbringend für Sie füllen.

Wie wähle ich nun am besten die Kategorien aus?

Nehmen Sie einmal an, Sie haben mehrere hundert Kontakte. Nun wollen Sie sich an jemanden wenden, den Sie lediglich einmal kennengelernt haben. Wahrscheinlich werden Sie sich nicht an seinen Namen erinnern.
Welchen Suchbegriff(=Kategorie) würden Sie wohl eingeben, um diese eine Person zu finden? Sie werden sich z. B. zu erinnern versuchen, wo (Land, Ort, Veranstaltung, Firma, u. v. m.) Sie die Person erstmals trafen oder welches Fachgebiet sie hat. Dies ist m. E. n. ein guter Ansatzpunkt für eine Verschlagwortung, die Ihnen gut dient.

Wie habe ich meinen Kategorien-Frühjahrsputz gemacht?

  1. Eingrenzung: Ich sehe mir nicht jeden Kontakt einzeln an. Schließlich habe ich von Beginn an “relativ” konsequent verschlagwortet. Es hatten sich nur Ungereimtheiten eingeschlichen.
  2. Ich analysiere zunächst nur meine Kategorienamen.
    Kategorien meiner Xing-Kontakte
  3. Hier offenbarte sich das eingangs geschilderte ungute Gefühl bei meinen Tags: Kontakte ohne Kategoriezuweisung, unvollständige geschriebene Tags, ähnliche verwendete Begriffe (z. B. Personal und HR), für mich sinnlos gewordene Verschlagwortung wie “XYZ-Alumni”, kleinere Orte, Rechtschreibfehler.
  4. Kategorie für Kategorie ging ich durch, habe notfalls gelöscht, umbenannt, zusammengeführt (2)
  5. Währenddessen zeigte mir Xing im Hauptfeed die zur Kategorie gehörenden Kontakte an, deren Angaben ich dabei überflog und ggfs. korrigiere.
  6. Claudia Kauscheder empfiehlt – v. a. bei Nutzung der Xing-Event-Funktionen – die Verwendung der Kategorie DU. So könne man Eventeinladungen in der Du- oder Sie-Fassung versenden. Sie zeigt ebenfalls auf, wie man das am geschicktesten macht (5).
    Das habe ich für bestehende Kontakte auf einen späteren Zeitpunkt verschoben, denn dafür müsste ich wirklich jeden einzelnen Kontakt in die Hand nehmen. Benötige ich ein bestimmtes bestehendes Profil in der täglichen Arbeit, trage ich das DU zukünftig im Vorbeischauen nach. Neuen Kontakten werde ich diese Kategorie direkt hinzufügen.
  7. “Ihr Profil finde ich interessant”, “Vielleicht ergeben sich noch Möglichkeiten der Zusammenarbeit” … Solche bestätigten Xing-ler hat wohl jeder in seinen Kontakten, – bis der Frühjahrsputz kommt! Wenige Kontakte habe ich komplett gelöscht. Die einzelnen Personen, die ich persönlich nicht kenne und von denen ich mir nicht sicher bin, ob sie in meinem Netzwerk bleiben, haben jetzt die Kategorie “PersönlichUnbekannt” erhalten. In einem halben Jahr werde ich sie mir noch einmal ansehen und über Ihren Verbleib entscheiden.
  8. Ortsangaben funktionieren nur bedingt: Sind diese noch aktuell? Fällt mir sofort ein, ob “Hintertupfing” bei Berlin und “Kleinkleckersdorf” im Großraum München zu finden ist? Bzgl. Aktualität der Stadt werde ich zukünftig beim Aufrufen eines Profils kontinuierlich aktualisieren. Unbekanntere Ortsnamen habe ich einem Großraum/einer Großstadt in der Nähe zugeordnet. Auch wenn dies eine Unschärfe beinhaltet, ergibt sich vielleicht trotzdem einem Möglichkeit zum Kaffeetrinken bei der nächsten Reise ;-).

Wie lange hat das ganze Procedere bei mir gedauert? Ich habe knapp über 300 Kontakte und die reine Bereinigung dauerte ca. 1,5 Stunden. Genau kann ich es nicht angeben, denn parallel dazu habe ich die Ideen und ersten Textpassagen für diesen Blogbeitrag entworfen.

Der Vollständigkeit halber möchte ich anmerken, dass es Software zur automatisierten Kategorisierung gibt. Sollten Sie Power-Netzwerker (mit Kontaktzahlen im 4- bis 5-stelligen Bereich sein) oder viele Xing-Events organisieren ohne bisher eine stringente Kategorisierung Ihrer Kontakte vorgenommen zu haben, könnte Sie eine solche Software unterstützen. Da ich so etwas nicht besitze, muss ich Ihnen die Antwort auf die Frage zum Nutzwert schuldig bleiben.

Fazit

Die Arbeit hat sich für meine Kommunikation über Xing gelohnt! Ich bin wieder Herrin meiner Xing-Kategorien, habe mir ein aktuelle, besser passende Einteilung und damit Auffindbarkeit für Kontakte geschneidert und mit Erleichterung ein paar “Netzwerker” in die Freiheit entlassen. Letzteres wird meinem Neuigkeiten-Feed sehr gut tun.

Hand auf’s Herz: Kategorisieren Sie Ihre Kontakte, – konsequent? Welche Kategorien oder welches Vorgehen beim “Entrümpeln” können Sie empfehlen? Hat jemand Erfahrung mit Automatisierungs-Software?

Nachtrag (Datum 01/02/2015):
Leonie und Markus Walter von VisuellePR kategorisieren ihre Kontakte mit den Begriffen “Unternehmer” und “Unternehmerin”. Sie nutzen diese Unterteilung, um für Ihre Xing-Events geschlechtsspezifisch Gäste einzuladen.

Nachtrag (Datum 09/02/2015):
Sabine Piarry gab im heutigen Webinar im Rahmen ihrer 21-Tage-Networking-Challenge den Teilnehmern folgenden Tipp: Wenn Sie Schwierigkeiten haben an neuen Kontakten dran zu bleiben (Follow-up), markieren Sie diese Menschen mit einer Kategorie namens “2. Quartal” o. ä. Ich halte dies für sehr charmant, da Sie zeiteffizient diese neuen Kontakte auffinden, die Kontaktdaten direkt in XING vorliegen und diese in einem Rutsch ansprechen können.

Quellen

(1) So gruppieren Sie Ihre XING-Kontakte mit Kategorien
(2) Kontakte auf Xing einfach verwalten und bearbeiten
(3) Tags – Kontakte geschickt verschlagworten (Aktualisierung 11/2016: Dieser Blogartikel ist bei Xing nicht mehr verfügbar)
(4) Mit XING Kunden gewinnen: Kaltakquise
(5) Sinnvoll: XING Kategorie für ‘Du’

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